Servicios Auxiliares a la Presidencia Del Concejo Municipal

SERVICIOS AUXILIARES A LA PRESIDENCIA DEL CONCEJO MUNICIPAL 

La Presidencia del Concejo Municipal dando cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder Público Municipal ha desarrollado acciones mancomunadas con las Oficinas de Administración y Tesorería, Asesoría Legal y Recursos Humanos, para lo cual se propuso un trabajo en equipo, que permitió obtener excelentes resultas en el desenvolvimiento de las distintas actividades a desarrollar por cada una de estas oficinas garantes de la gestión de la Presidencia. 

Para esto se implementó un trabajo de seguimiento y coordinación realizando reuniones periódicas denominadas “Reuniones de Directores”, celebradas una vez a la semana entre Presidencia y los Titulares de cada una de las oficinas arriba citadas, a los fines de establecer pautas y/o directrices, además del seguimiento a las tareas asignadas. 

Cabe resaltar que en base a las actividades desplegadas por las Oficinas Auxiliares a la Presidencia fue posible la consecución de muchas de las metas que tenía prevista la Concejal María Auxiliadora Dubuc para el año 2006, en relación a distintas actividades administrativas propias del Concejo Municipal, así como otras que permitieron un acercamiento directo con la comunidad. 

A continuación se presentan por Oficina cada una de las actividades realizadas durante el Ejercicio Fiscal 2006. 

DIRECCION DE ADMINISTRACION Y SERVICIOS 

Durante el año 2006, Administración y Tesorería continuó con la implementación de estrictas medidas de control de gastos, implantando otras a solicitud de la Presidencia del Concejo e incrementando el número de proveedores para un mejor análisis y transparencia en el manejo de las compras y servicios prestados, cumpliéndose con la normativa legal vigente. 

Entre las principales actividades desarrolladas a través de las distintas áreas de la Oficina, se destacan las siguientes: 

AREA DE ADMINISTRACION 

1. Se administraron y controlaron los recursos presupuestarios asignados al Concejo Municipal. 

2. Se recibieron 496 requisiciones de materiales, bienes, equipos, materiales y servicios enviadas por la Presidencia, Comisiones Legislativas, Secretaría Municipal y demás oficinas adscritas al Concejo Municipal. 

3. Se generaron compromisos a través de la aprobación de: 445 Órdenes de Compra y 65 Órdenes de Servicio. 

4. Se elaboraron 1.124 Órdenes de Pagos, discriminadas de la siguiente manera: 238 órdenes permanentes, 881 órdenes especiales y 5 órdenes por avances. 

5. Se coordinó el legal desenvolvimiento de la Ejecución Financiera de los créditos presupuestarios aprobados en la Ordenanza de Presupuesto, en términos de compromisos, gastos causados y pagos realizados. 

6. Se registraron mensual y trimestralmente las Conciliaciones Bancarias emitidas por el área de Tesorería, de esta dirección. 

7. Se registró mensualmente el Movimiento de los Inventarios de Bienes Muebles de la Presidencia, Comisiones Legislativas, Secretaría Municipal y demás oficinas del Concejo. 

8. Se le realizaron inspecciones físicas trimestrales a los Inventarios de Bienes Muebles asignados, con la finalidad de actualizar los inventarios de las dependencias que conforman el Concejo. 

9. Al cierre del ejercicio fiscal 2006, se elaboró el Inventario Final de Bienes Muebles cuyo monto asciende a la cantidad de cuatrocientos noventa y ocho millones quinientos ochenta y cuatro mil trescientos diecinueve con 57/100 céntimos (Bs. 498.584.319,57). 

10. Con la finalidad de incrementar la imagen de la institución se adquirieron chaquetas y franelas tipo “chemises”; material que fue distribuido entre los ciudadanos concejales y los trabajadores del Concejo Municipal. 

11. Se adquirieron equipos de computación, diversos muebles y equipos de oficina así como, equipos de alojamiento para dotar a las nuevas oficinas que se le entregaron a la Presidencia, Oficina de Recursos Humanos, Comisión de Bienestar Comunitario, Auditoria y Control y Cronista de la Ciudad, todo este esfuerzo dentro de las limitaciones de recursos financieros disponibles. 

12. Con la finalidad de darle cumplimiento a la Providencia Administrativa SNAT/2005/0056C.O, nº 38.136 de fecha: 28-02-2005, mediante la cual designan a los entes públicos como Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado (IVA), se realizaron veinticuatro (24) pagos por un monto total de ochenta y dos millones cuarenta y nueve mil doscientos veintisiete con 02/100 céntimos (Bs. 82.049.227,02) para enterar a la Tesorería Nacional dicho impuesto. 

13. Se llevó a cabo la contratación de las Pólizas de Seguros con la empresa: INTER BANK, en los ramos Patrimoniales, Fidelidad, Vehículos y edificios. 

14. Se procedió a la administración, control y seguimiento de los Servicios Básicos del Concejo (electricidad, CANTV e hidrocapital) implantándose medidas técnicas y administrativas para un estricto control del gasto en esta materia. 

15. Con la finalidad de darle estricto cumplimiento a las Leyes, Normas y Providencia Administrativa se realizó una rigurosa revisión, control y seguimiento a la documentación, papelería y solvencias de las empresas proveedoras de bienes, materiales y servicios del Concejo. 

16. Se procedió a actualizar el archivo del Registro de Proveedores del Concejo Municipal de Baruta, ampliándose el universo de empresas lo que contribuyó y contribuirá a la obtención de mejores condiciones y claridad en el gasto. 

17. Se realizó Control Perceptivo a veinticinco (25) compras de materiales, bienes y equipos y a tres (3) servicios no personales prestados, cuyos montos fueron superiores a Bs. 2.000.000,00 según la normativa vigente, así como para clarificar el gasto en lo que se refiere a: oportunidad de entrega, cantidad, calidad y precios justos y razonables. 

18. Se elaboró y envió al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) , Dirección de Registro Nacional de Compras del Estado, la PROGRAMACION DE COMPRAS DEL CONCEJO MUNICIPAL DE BARUTA correspondiente al año: 2007, según el artículo 23 de la Ley de Licitaciones, vigente. 

19. Se cumplió trimestralmente con la elaboración y el envío al Servicio Nacional de Contrataciones (SNC) con los Formatos de “SUMARIOS TRIMESTRALES DE CONTRATACIONES Y ANEXOS AL SUMARIO” según el artículo 24 de la Ley de Licitaciones, vigente. 

AREA DE PRESUPUESTO 

Una vez aprobado el Presupuesto de Ingresos y Egresos año 2006 del Concejo Municipal de Baruta, se procedió a su revisión e introducción en el Sistema de Presupuesto y a la Distribución a las diferentes dependencias del Concejo. 

1. Se procesaron y analizaron las Ejecuciones Financieras de los cuatro (4) trimestres del año 2006, por dependencias y consolidadas. 

2. Se editaron las Ejecuciones Financieras trimestrales del Concejo Municipal de Baruta. 

3. Se procesaron y enviaron a la Presidencia y Comisiones Legislativas del Concejo, doce (12) cierres mensuales de Ejecución Presupuestaria. 

4. Se elaboraron 108 Modificaciones Presupuestarias las cuales se realizaron para cumplir con requerimientos de las Comisiones Legislativas y demás dependencias del Concejo Municipal. 

5. Se realizaron diariamente los registros presupuestarios de los gastos efectuados por concepto de pagos a proveedores de bienes y servicios, obligaciones y compromisos laborales, pagos a terceros y pagos de servicios básicos. 

AREA DE TESORERIA 

1. Se aperturaron cinco (5) cuentas bancarias en el Banco Banesco, oficina El Rosal, para el manejo, control y movilización de los recursos financieros entregados al Concejo Municipal, a través de dozavos. 

2. Se mantuvo una interrelación constante con los Ejecutivos de Cuentas asignados por el Banco Banesco, a fin de mantener un flujo continuo de información para lograr un correcto control del movimiento de fondos depositados en esa institución. 

3. Se aplicó un control para llevar separadamente la cuenta de inversión a la vista y las cuatro (4) cuentas corrientes, a fin de visualizar rápidamente los movimientos de Flujo de Caja para planificar los diversos tipos de operaciones. 

4. Durante el año 2006 la cuenta de Fondos de Activos Líquidos (FAL) Nº 0134-0342-21-3424188661 generó Intereses por la cantidad de cincuenta y dos millones ciento treinta y cinco mil setecientos noventa y seis bolívares con 52/100 céntimos (Bs. 52.135.796,52) los cuales fueron transferidos en su totalidad al Tesoro Municipal. 

AREA DE SERVICIOS GENERALES 

A solicitud de la Presidencia del Concejo se procedió a remodelar totalmente la Sala de Sesiones de la Cámara Municipal, debido a que esta se encontraba en una situación deplorable por las constantes filtraciones, lo cual trajo como consecuencia daños severos en los techos y paredes, sistema de ductería de aire acondicionado, sistema de iluminación y audio. 

1. Se procedió a realizarle mantenimiento y reparaciones generales a los techos, y paredes de las oficinas sedes del Despacho de la Presidencia, Asesoría Legal, Recursos Humanos y Cronista de la Ciudad. 

2. Se rediseñaron los espacios de la antigua oficina que ocupó la Unidad de Protección al Niño, Niña y Adolescentes (Quinta Las Gracielas), con la finalidad de distribuir y ubicar en ella la Comisión de Bienestar Comunitario y la Oficina de Auditoria y Control, las cuales adolecían de espacio propio. 

3. Se procedió al cambio total de las tuberías de distribución de aguas blancas de la Quinta Los Manolos, desde el medidor y surtidor principal hasta el tanque subterráneo que distribuye el vital líquido. Igualmente se redistribuyeron las redes de tuberías que surten de aguas blancas a la Quinta Las Gracielas; ambas se encontraban en pésimo estado debido a la obsolescencia y corrosión de estos materiales metálicos. 

4. Se le realizó un mantenimiento, desinfección y reparaciones menores al tanque de aguas blancas, así como cuatro mantenimientos a los equipos de bombas de agua, hidroneumáticos y llaves de dos pulgadas del servicio de aguas de la Quinta los Manolos. 

5. Se le realizaron cinco reparaciones y mantenimiento preventivo a los equipos de aire acondicionado (evaporadoras, compresores, ducterias, filtros etc.), que garantizan este servicio. 

6. Para inicio del próximo año se estima subsanar definitivamente la problemática existente con el funcionamiento del aire acondicionado de la Quinta Las Gracielas, ya que por la total obsolescencia de los motores y evaporadoras, por limitaciones presupuestarias no se ha podido lograr su óptimo funcionamiento. Cabe destacar, que los viejos equipos ubicados en la azotea de la mencionada quinta son de 15 y 12 toneladas respectivamente y tienen actualmente un muy alto precio en el mercado. 

7. En otro orden de ideas, se procedió a realizarle diariamente la limpieza y aseo a las áreas comunes de las sedes del Concejo Municipal de Baruta. 

8. Se le realizaron quince (15) mantenimientos y reparaciones a los sistemas eléctricos y de luminarias de algunas dependencias y comisiones, a los espacios comunes y escaleras de las dos sedes. 

9. Se procedió a solicitar la reparación y el mantenimiento a los cinco (5) vehículos asignados a algunas comisiones legislativas y una (1) moto asignada a Administración y Tesorería. 

10. Se colaboró constantemente con las Comisiones y demás dependencias en lo referente a movimiento de mobiliario y equipos, bote de desechos y escombros y ayudas en diligencias.