Informe de Gestión Auditoria Interna 2010

ADMINISTRACIÓN DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA 

La Unidad de Auditoria Interna, presento proyecto de presupuesto, para el Ejercicio Fiscal año 2010, el cual fue aprobado por la cantidad de Doscientos Cincuenta y Siete Mil Trescientos Veinte con Cuarenta y Ocho Céntimos (Bs. 257.320,48), tal y como se indica a continuación dichos recursos fueron distribuidos y ejecutados a nivel de partidas presupuestarias:

DISTRIBUCIÓN Y EJECUCIÓN DE PARTIDAS PRESUPUESTARIA PRESUPUESTO ASIGNADO AÑO 2010

UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

Dicho recursos se destinaron para cubrir los gastos operativos de la Unidad de Auditoria Interna, a fin de cumplir sus funciones y responsabilidades otorgadas. 

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA 

La estructura organizacional de cargos que presenta la Unidad de Auditoría Interna, está conformada por una estructura básica, tal y como se indica a continuación: 

Jefe de la Unidad de Auditoría Interna. 

Coordinación de la Unidad de Auditoría Interna. 

Unidad de Control Posterior. 

Unidad de Determinación de Responsabilidades. 

ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL EJERCICIO FISCAL AÑO 2010 

La Unidad de Auditoria Interna, mediante la definición de los objetivos a cumplir, para el ejercicio fiscal año 2010, determino el universo de las Dependencias Administrativas del Concejo Municipal de Baruta, que atendiendo a resultados obtenidos en evaluaciones anteriores y vigencia de su marco organizacional y de procedimientos, podrían evaluarse conforme a los siguientes componentes: Adquisición de Bienes, Contratación de servicio de la Póliza de Seguros de Hospitalización, Cirugías y Maternidad (HCM), Análisis y verificación de la transferencia de recursos a las cuentas de fondos a terceros y los pagos realizados por concepto de retenciones realizadas a empleados y el aporte patronal referente al (Fondo de Ahorro Habitacional, Seguro social obligatorio y Régimen Prestacional de empleo), Revisión de expedientes de los funcionario, para verificar el anexo del comprobante de la Declaración Jurada de Patrimonio por concepto de ingreso y cese de funciones en el Concejo Municipal de Baruta, Verificación de la foliatura de los expedientes de los empleados, ejecutando así las siguientes actas de seguimientos y fiscalizaciones, conforme a lo que se detalla a continuación: 

Oficina de Administración, Contabilidad Tesorería, Presupuesto y Servicios: En fecha 04 de febrero año 2010, se dio inicio a una Fiscalización a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicios, a fin de verificar la legalidad, sinceridad y exactitud de los procedimientos administrativos y presupuestarios implementados a los pagos procesados, en el Cuarto Trimestre del Ejercicio Fiscal año 2009, referente a: equipos de computación, mobiliario y equipos de oficina, del Concejo Municipal de Baruta. Como resultado de esta fiscalización se presento un Informe contentivo de las observaciones y recomendaciones en fecha 09 de abril del 2010, mediante comunicación No AI-018/2010, enviada a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio. 

Comisión de Contrataciones Públicas: En fecha 23 de febrero año 2010, se dio inicio a la Fiscalización del proceso mediante el cual fue seleccionada la empresa de Seguros Qualitas, por concepto de adquisición de la Póliza de Seguros de Hospitalización, Cirugías y Maternidad (HCM), para los empleados y familiares, concejales principales y sus familiares, personal contratado sin familiares, jubilados y pensionados y sus familiares al servicio del Concejo Municipal de Baruta, correspondiente al ejercicio fiscal año 2010, dando como resultado un Informe Definitivo, el cual fue presentado en fecha 05 de Marzo de 2010, a través de comunicación No AI-0012/2010, remitida a la Comisión de Contrataciones del Concejo Municipal de Baruta. 

Oficina de Administración, Contabilidad Tesorería, Presupuesto y Servicios: En fecha 27 de Abril de 2010, se dio inicio a una Fiscalización a la Oficina de 

Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicios, con el objeto de analizar y verificar la transferencia de los recursos financieros a la cuenta de fondos a terceros y los pagos procesados por concepto de las retenciones realizadas a los empleados y el aporte patronal referente al Fondo de Ahorro Habitacional, Seguro Social obligatorio y Régimen Prestacional de Empleo, correspondiente al cuatro trimestre del ejercicio fiscal año 2009 y primer trimestre del ejercicio fiscal año 2010. Como resultado de dicha fiscalización se presento un Informe Preliminar en fecha 14 de Junio de 2010, mediante comunicación No AI-037-2010, enviada a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio. 

4. Oficina de Administración, Contabilidad Tesorería, Presupuesto y Servicios: Se efectuó acta de seguimiento, en fecha 31 de agosto año 2010, conforme a la fiscalización realizada a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicios, que se inició en fecha 27 de Abril de 2010, con el fin de analizar y verificar la transferencia de los recursos financieros a la cuenta de fondos a terceros y los pagos procesados por concepto de las retenciones realizadas a los empleados y el aporte patronal referente al Fondo de Ahorro Habitacional, Seguro Social Obligatorio y Régimen Prestacional de Empleo, correspondiente al cuatro trimestre del ejercicio fiscal año 2009 y primer trimestre del ejercicio fiscal año 2010. 

Dicha acta de seguimiento se realizo con el fin de revisar las recomendaciones sugeridas en el Informe Preliminar de fecha 14 de Junio de 2010, enviado a través de Oficio No AI-037- 2010, a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio. De acuerdo a lo que se señala a continuación: 1.- Conforme a que actualmente el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (BANAVIH), está realizando cambios en su plataforma tecnológica para realizar los pagos mensuales a partir del año 2010, a través de “en línea” (On line), y actualmente ha presentado demora en la instalación de dicho sistema, se  recomienda seguir el proceso de pago vigente que venia realizando la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio, a fin de honrar los compromisos válidamente adquiridos con los empleados adscritos al Concejo Municipal de Baruta, ante el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda), por concepto de retención al empleado y aporte patronal, y dar así cumplimiento al tiempo establecido en el Decreto con Rango y Fuerza de la Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat (Gaceta Oficial Extraordinaria, No 5.889, del 31/07/2008), a fin de que los empleados al momento de requerir el beneficio otorgado por ley, puedan disfrutarlo, el cual reza lo siguiente: Recaudación de los aportes del ahorro obligatorio Artículo 31. La empleadora o el empleador deberán retener el ahorro obligatorio de cada trabajadora o trabajador, efectuar su correspondiente aporte y depositarlo en la cuenta de cada uno de ellos, en el Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes. 

Por lo antes indicado se verificó que la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio, dio cumplimiento al pago correspondiente al Primer Trimestre del Ejercicio Fiscal año 2010, ante el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda), a través de “en línea” (On Line), destinados al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV), conforme al aporte por empleado y aporte patronal de los empleados (fijo a tiempo indeterminado y contratado a tiempo determinado), adscritos al Concejo Municipal de Baruta. 

5. Oficina de Recursos Humanos: En fecha 21 de Junio de 2010, se dio inicio a una Fiscalización a la Oficina de Recursos Humanos a fin de verificar el cumplimiento por parte de la Oficina de Recursos Humanos de la incorporación al expediente de cada funcionario ( personal fijo y contratado), adscrito al Concejo Municipal de Baruta, del Comprobante que consta la Declaración Jurada de Patrimonio, por concepto de Ingreso y Cese de funciones correspondiente al cuarto trimestre del ejercicio fiscal año 2009 y primer trimestre del ejercicio fiscal año 2010, dado como resultado un Informe Preliminar el cual fue presentado en fecha 18 de Agosto de 2010, a través de comunicación No AI-047/2009, remitida a la Oficina de Recursos Humanos. 

6. Oficina de Recursos Humanos: Se realizo un acta de seguimiento en fecha 26 de Mayo de 2010, referente a la fiscalización efectuada a la Oficina de Recursos Humanos que se dio inicio 04 de Agosto del 2009, en la que se verificó la legalidad y exactitud de pagos o compensaciones salariales (Primas por Profesionalización), realizados a los funcionarios adscritos al Concejo Municipal de Baruta. 

El acta de seguimiento se realizo con el fin de revisar las recomendaciones sugeridas en el Informe Preliminar de fecha 9 de Septiembre del 2009, enviado según oficio No AI-054- 2009, a la Oficina de Recursos Humanos, conforme a lo que a continuación se indica: Es importante que todos y cada uno de los documentos que forman parte del expediente de cualquier empleado adscrito al Concejo Municipal de Baruta, y que reposan en el archivo de la Oficina de Recursos Humanos, bien porque es consignado directamente por el empleado ante dicha oficina, o bien porque algún funcionario de la Oficina de Recursos Humanos lo anexé como correspondencia interna, deberá ser foliado en la esquina superior derecha hacerse en letra clara y legible, escribiendo en letras y números cada folio útil. Por ejemplo: uno (01), dos (02), tres (03) y así sucesivamente. De los quince (15) expedientes revisados se verificó que no presentaban una continuidad en la foliatura, los soportes foliados presentaban enmendaduras y tachaduras en la “foliación”, corregidas con tipex. 

Por lo antes expuesto la Unidad de Auditoria emitió un segundo Informe Preliminar, en fecha 7 de Junio del 2010, según oficio No AI-034/2010, a la Oficina de Recursos Humanos, contentivo de las observaciones y recomendaciones, mediante el cual se notificó que se realizaría una nueva inspección, con la finalidad de hacer seguimiento al cumplimiento de dicha recomendación. 

7. Oficina de Recursos Humanos: Se practico una segunda acta de seguimiento en fecha 20 de Octubre del 2010, conforme al Informe contentivo de las observaciones y recomendaciones realizadas y remitido por la Oficina de Auditoria Interna a través de oficio No AI-034-2010, de fecha 07 de junio de 2010, referente a la fiscalización iniciada en fecha 04 de Agosto del 2009, y presentada a través del informe preliminar, según oficio No AI-054-2009 de fecha 09 de septiembre del 2009, en la que se verifico la legalidad y exactitud d pagos o compensaciones salariales (Primas de Profesionalización), realizados a los funcionarios adscritos al Concejo Municipal de Baruta. 

En dicha acta de seguimiento se realizo con el fin de revisar las dos (2), recomendaciones sugeridas en el segundo Informe Preliminar de fecha 07 de junio del 2010, según oficio No AI-034-2010, enviado a la Oficina de Recursos Humanos, relativo a lo que a continuación se indica: 4.1.- Se sugiere que todos los expedientes de los empleados adscritos al Concejo Municipal de Baruta, estén foliados y que dicha foliatura se indique en la esquina superior derecha, expresada en letras y números por ser una regla formal del procedimiento administrativo que los expedientes, deben de llevar un estricto orden de foliatura, incorporándose en este, en orden cronológico, todos aquellos actos, documentos, trámites, que se procesen y formen parte del expediente de cada empleado, por la cual la foliatura debe ser consecutiva, sin enmendadura ni tachadura. Se pudo verificar que los expedientes del personal adscritos al Concejo Municipal de Baruta, que se encuentran en custodia de la Oficina de Recursos Humanos, se encontraban foliados en la parte superior derecha expresada en letras y números; así mismo se verifico que estaban foliados en forma ascendente y de manera continua. 4.2.- En los casos en que presenten un error involuntario en la foliatura, se debe levantar un acta que indique desde que número se presento dicho error y realizar las correcciones correspondientes, en ningún caso debe de utilizarse corrector líquido, se utilizará la tachadura, con una raya manteniendo visible el error de la foliatura...”. Se verificó que aquellos casos donde se presentó el error involuntario de la foliatura, se le anexo un “Acta de auto Corrección de Foliatura”, donde se indica con claridad los folios donde incurrió el error y desde que folio se realiza en forma correcta. 

En función al cumplimiento de las recomendaciones la Oficina de Auditoria Interna, emitió el Informe Definitivo en fecha 15 de Noviembre de 2010, según Oficio No 068-2010, a la Oficina de Recursos Humanos. 

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE LA UNIDAD DE AUDITORIA En el área de capacitación y formación se asistieron a los siguientes cursos: 

- Curso II, Primeros Auxilios: “Como Actuar en una Emergencia”, impartido por la Sociedad de Ingenieros y Técnicos en Seguridad, Higiene y Ambiente, SOITSHA-0797, realizado en la Sala de Sesiones del Concejo Municipal de Baruta, las Mercedes, enero 2010. 

- Taller Básico de Incendios, Manejo y Uso de Extintores, impartido por la Sociedad de Ingenieros y Técnicos en Seguridad, Higiene y Ambiente, SOITSHA-0797, realizado en la Sala de Sesiones del Concejo Municipal de Baruta, ubicado en la nueva sede del Casco de Baruta, marzo 2010. 

- Ética y Liderazgo, impartido por Dr. Jesús Ernesto Guevara Adam, realizado en la Sala de Sesiones del Concejo Municipal de Baruta, ubicado en la nueva sede del Casco de Baruta, marzo 2010. 

- Taller Básico de Reanimación Cardiopulmonar, impartido por la Sociedad de Ingenieros y Técnicos en Seguridad, Higiene y Ambiente, SOITSHA-0797, realizado en la Sala de Sesiones del Concejo Municipal de Baruta, ubicado en las mercedes, mayo 2010. 

- ¿Quién Soy?, ¿Adonde Voy?, ¿Con Quien? y ¿Cómo manejar mi proyecto de vida? , impartido Fundación UMA, realizado en la Sala de Sesiones del Concejo Municipal de Baruta, ubicado en la nueva sede del Casco de Baruta, octubre 2010. 

- Decisiones en las Organizaciones Modernas, impartido por Dr. Jesús Ernesto Guevara Adam, realizado en la Sala de Cesiones del Concejo Municipal de Baruta, ubicado en la nueva sede del Casco de Baruta, octubre 2010. 

- Traslados de Heridos e inmovilización de los lesionados; impartido por la Sociedad de Ingenieros y Técnicos en Seguridad, Higiene y Ambiente, SOITSHA-0797, realizado en la Sala de Sesiones del Concejo Municipal de Baruta, ubicado en las mercedes, entre los meses de noviembre y diciembre año 2010. 

Para el Ejercicio Fiscal año 2011, la Unidad de Auditoría Interna, tiene como objetivo especifico velar por la correcta y transparente administración de los recursos del Concejo Municipal de Baruta, verificando con exactitud y veracidad la información financiera administrativa, promoviendo la eficiencia, economía y calidad en las operaciones, así como también determinando la responsabilidad administrativa de acuerdo a la normativa legal vigente, con el fin de dar cumplimiento a su función de Control Fiscal y Control de Gestión, esta Unidad ha programado las siguientes actividades dirigidas a: 

Evaluación de los procedimientos administrativos, financieros y legales del Concejo Municipal de Baruta. 

Observar los procedimientos de Contratación Pública para la adquisición de bienes y servicios de conformidad con la ley. 

Seguimiento y análisis de las recomendaciones y observaciones realizadas. 

Participación en la Formulación del Presupuesto y Plan Operativo Anual. 

Análisis y seguimiento de la ejecución del Plan Operativo Anual. 

Elaboración del Informe de Gestión. 

Coordinación de Gestión Administrativa.