La Unidad de Auditoria Interna, mediante la definición de los objetivos a cumplir, para el ejercicio fiscal año 2009, determino el universo de Dependencias Administrativas del Concejo Municipal de Baruta, que atendiendo a resultados obtenidos en evaluaciones anteriores y vigencia de su marco organizacional y procedimental, podrían evaluarse y diagnosticar el status quo de los componentes: Adquisición de Bienes, Contratación de Servicios, Programa de Alimentación de los Empleados, Procesos Administrativos Implementados para la Elaboración de la Nómina, Normas y Procedimientos utilizado para las Retenciones Parafiscales referente a la ley del Contrato Colectivo, y Metas Físicas, a objeto de garantizar la transparencia de la gestión cumplida durante los ejercicios fiscales 2008-2009, ejecutando así, cuatro (4) actas de seguimiento y cuatro (4), fiscalizaciones. En este sentido, se realizaron las siguientes actividades:
1. Oficina de Administración, Contabilidad Tesorería, Presupuesto y Servicios: Se realizó acta de seguimiento, en fecha 25 de Mayo año 2009, conforme a la Fiscalización realizada a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio, que se inició el 04 de Noviembre año 2008, con la finalidad de revisar los procesos implantados por dicha Oficina, para la adquisición de bienes, así como el cumplimiento de las normas y procedimientos utilizados en la ejecución de compras, con la finalidad de verificar su procedencia, legalidad, sinceridad y el grado de cumplimiento de los procesos establecidos en la ley.
El acta de seguimiento se realizo con el fin de revisar las recomendaciones sugeridas en el Informe Preliminar de fecha 18 de febrero año 2009, enviado a través de oficio No AI-008/2009 a la Oficina de Administración, Contabilidad Tesorería, Presupuesto y Servicio, referente a: “Verificar los Certificados de Inscripción en el Registro Nacional de Contratistas de las siguientes empresas: a.-) Suministros Diversos LEG, C.A y b.) GTEDEL, C.A.”;; por lo antes indicado se determino que ambas empresas aparecían inscritas en el Registro Nacional de Contratistas, previa verificación en la pagina Web: www.snc.gob.ve; en la que se expone la planilla virtual de inscripción; dando como resultado el Informe de Cierre enviado según comunicación No AI-038- 2009, de fecha 01 de julio año 2009, a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio.
2. Oficina de Administración, Contabilidad Tesorería, Presupuesto y Servicios: Se realizo acta de seguimiento, en fecha 25 de junio año 2009, conforme a la Fiscalización realizada a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio, que se inició el 04 de Noviembre de 2008, con la finalidad de revisar los procesos implantados por dicha Oficina, para la adquisición de bienes, así como el cumplimiento de las normas y procedimientos utilizados en la ejecución de compras, con la finalidad de verificar su procedencia, legalidad, sinceridad y el grado de cumplimiento de los procesos establecidos en la ley.
El acta de seguimiento se realizo con el fin de revisar las recomendaciones sugeridas en el Informe Preliminar de fecha 18 de febrero año 2009, enviado a través de oficio No AI-008/2009 a la Oficina de Administración, Contabilidad Tesorería, Presupuesto y Servicio, conforme a lo que a continuación se indica: Se verifico la actualización de manera sistemática del Registro Nacional de Contrataciones Públicas, el cual reza en el artículo 14, lo siguiente: “Artículo 14: Conformación y Custodia del Expediente: Todos los documentos, informes, opiniones y demás actos que se reciban, generen o consideren en cada modalidad de selección de contratistas establecido en el presente Decreto con Rango, Valor y Fuerza de Ley, debe formar un expediente por cada contratación. Este expediente deberá ser archivado, por la unidad de administrativa financiera del órgano o ente contratante, manteniendo su integridad durante al menos tres (3) años después de ejecutada la contratación.” Por lo antes indicado se determino que la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio conformo los expedientes por contratista, dando como resultado el Informe de Cierre enviado según comunicación No AI-038-2009, de fecha 01 de julio año 2009, a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio.
Comisión de Contrataciones Públicas: En fecha 15 de Mayo año 2009, se dio inicio a la Fiscalización del proceso mediante el cual fue seleccionada la empresa Valeven CA., para la prestación del servicio programa de alimentación del personal (Cesta ticket), a los empleados, contratados, jubilados y pensionados del Concejo Municipal de Baruta, dando como resultado un Informe Preliminar, el cual fue presentado en fecha 14 de Julio de 2009, a través de comunicación No AI-044/2009, remitida a la Comisión de Contrataciones del Concejo Municipal de Baruta.
Oficina de Recursos Humanos: Se realizó acta de seguimiento, en fecha 20 de julio año 2009, conforme a la fiscalización realizada a la Oficina de Recursos Humanos, a fin de verificar si dicha Oficina dio cumplimiento a las seis (6) recomendaciones realizadas en el Informe Preliminar presentado el 21 de Octubre 2008, de las cuales en esta acta se verificaron tres (3) recomendaciones, con el propósito de evaluar los procesos implantados por la Oficina de Recursos Humanos para la elaboración y emisión de nómina del personal adscrito al Concejo Municipal de Baruta, así como las normas y procedimientos utilizados para las retenciones parafiscales, deducciones, beneficios y remuneraciones en la Ley y en el Contrato Colectivo.
El acta de seguimiento se realizo con el fin de revisar las tres (3) primeras recomendaciones sugeridas en el Informe Preliminar de fecha 21 de octubre año 2009, enviado a través de oficio No AI-040/2008 a la Oficina de Recursos Humanos, conforme a lo que se señala a continuación:
A.-) Elaborar y aprobar el Manual de Normas y Procedimientos para la Nómina del Personal que labora en el Concejo Municipal de Baruta. Se verifico que la Oficina de Recursos Humanos no había elaborado el manual de normas y procedimientos, ya que se encontraba en la fase de recopilación de la información; B.-) Solicitar Declaración Jurada de Patrimonio a los funcionarios del Concejo Municipal de Baruta que no hayan presentado la declaración. Se verificó que del 100% del personal que conforma la nómina, el 95% cumple con el requisito, en vista que el 5% restante se encontraba en la modalidad de ingresos nuevos; C.-) Cumplir con los requisitos exigidos por la Ley del Estatuto de la Función Pública y el Manual Descriptivo de Cargos aprobado por la Cámara Municipal referente al reclutamiento y selección de personal. Luego de verificar los expedientes del personal por muestreo, se pudo determinar que correspondían las designaciones de sus cargos con el titulo consignado en su expediente y las áreas donde llevaban a cabo sus funciones.
Por lo anteriormente expuesto la Unidad de Auditoria Interna no emitió Informe de Cierre, motivado a que se dio cumplimiento parcial de las recomendaciones quedando pendiente la elaboración y aprobación del Manual de Normas y Procedimientos para la Nómina del Personal del Concejo Municipal de Baruta.
5. Oficina de Administración, Contabilidad Tesorería, Presupuesto y Servicios: Se realizo acta de seguimiento, en fecha 20 de julio año 2009, conforme fiscalización realizada a la Oficina de Recursos Humanos, a fin de verificar si dicha Oficina dio cumplimiento a las tres (3) recomendaciones restantes realizadas en el Informe Preliminar presentado el 21 de Octubre año 2008, con el propósito de evaluar los procesos implantados por la Oficina de Recursos Humanos para la elaboración y emisión de nómina del personal adscrito al Concejo Municipal de Baruta, así como las normas y procedimientos utilizados para las retenciones parafiscales, deducciones, beneficios y remuneraciones de acuerdo a lo que establece la Ley y el Contrato Colectivo.
El acta de seguimiento se realizo con el fin de revisar las tres (3) recomendaciones restantes sugeridas en el Informe Preliminar de fecha 21 de octubre año 2009, enviado a través de oficio No AI-040/2008 a la Oficina de Recursos Humanos, conforme a lo que se señala a continuación: D.) Enterar oportunamente ante los entes las deducciones realizadas a los trabajadores, referente a los beneficios legales que establece la Ley (Seguro Social Obligatorio, Fondo Obligatorio de Vivienda y Hábitat, y Régimen Prestacional de Empleo). Se pudo determinar que la Oficina de Recursos Humanos proceso los pagos correspondiente por dichos beneficios de ley en el tiempo oportuno. E.) Verificación en el cumplimiento de Ley Orgánica de Trabajo, y F) Se insto a la Oficina de Recursos que en materia de cálculo y pago de horas extraordinarias debe acatar lo establecido en el Artículo 207, de la Ley Orgánica de Trabajo: “...La jornada ordinaria podrá prolongarse para la prestación de servicio en horas extraordinarias mediante permiso del Inspector del Trabajo...”. Se verifico que el personal no labora horas extra y todos los funcionarios cumplen con el horario establecido de 8:00am a 12:00am y de 1:00pm a 5:00pm de lunes a viernes.
La fiscalización realizada a la Oficina de Recursos Humanos, presento cumplimiento parcial de las seis (6) recomendaciones realizadas por la Unidad de Auditoria Interna en el Informe Preliminar presentado el 21 de Octubre año 2008, quedando pendiente a la elaboración y aprobación del Manual de Normas y Procedimientos para la Nómina del Personal del Concejo Municipal de Baruta; razón por la cual la Unidad de Auditoria Interna no elaboro Informe de Cierre.
Oficina de Recursos Humanos: En fecha 08 de Agosto año 2009, se dio inicio a una Fiscalización a la Oficina de Recursos Humanos, a fin de verificar la legalidad y exactitud de los pagos o compensaciones salariales (Primas por Profesionalización), realizados a los funcionarios adscritos al Concejo Municipal de Baruta. Como producto de esta Fiscalización se levanto un Informe Preliminar presentado el 09 de Septiembre de 2009, a través de comunicación No AI-054-2009, enviado a la Oficina de Recursos Humanos.
Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio: El 15 de Septiembre año 2009, se dio inicio a una Fiscalización a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio, correspondiente a la Verificación del Pago ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (Seguro Social Obligatorio y Régimen Prestacional de Empleo) y el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat (Fondo de Ahorro Obligatorio Habitacional), ejecutados por la Oficina antes citada, comprendido entre los meses de Enero a Julio del año 2009. Con el objeto de verificar la legalidad y pertinencia de acuerdo al marco jurídico del Estado Venezolano. Como resultado de esta Fiscalización se presento un Informe Preliminar en fecha 08 de Diciembre de 2009, mediante comunicación No AI-074- 2009, enviado a la Oficina de Administración, Contabilidad, Tesorería, Presupuesto y Servicio.
Comisión de Ecología y Ambiente: Se realizó una Fiscalización a la Comisión de Ecología y Ambiente, a fin de evaluar el cumplimiento de las Metas Físicas correspondientes al primer, segundo y tercer trimestre del Ejercicio Fiscal año 2009. Como producto de la Fiscalización se presentó un Informe Preliminar en fecha 10 de Diciembre de 2009, mediante oficio No AI-076-2009, remitido a la Comisión de Ecología y Ambiente.
Formación y Capacitación del Personal de la Unidad de Auditoria
En el área de capacitación y formación, el personal adscrito a la Unidad de Auditoria Interna, participo en los cursos que a continuación se indican:
- Control y Gestión Presupuestaria, expedido por el Instituto de altos Estudios de Control Fiscal y auditoria de Estado (COFAE), en Mayo año 2009.
- Técnicas de Liderazgo y Comunicación Efectiva, impartido por la Fundación UMA (Una Mano Amiga), realizado en el Auditorio del Colegio El Placer, Urb. Los Samanes, en Octubre año 2009.
- La Motivación y la Supervisión en las Organizaciones Modernas, impartido por la Fundación UMA (Una Mano Amiga), realizado en el Auditorio del Colegio El Placer, Urb. Los Samanes, en Noviembre año 2009.
- Primeros Auxilios: “Como Actuar en una Emergencia”, impartido por la Sociedad de Ingenieros y Técnicos en Seguridad, Higiene y Ambiente, SOITSHA -0797, realizado en la Sala de Cesiones del Consejo Municipal de Batura, ubicado en la nueva sede del Casco de Baruta, en los meses de Noviembre y Diciembre año 2009.
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